نایب از ریشۀ لغوی «ناب نیوب نوباً» و به معنی نزدیک شدن، رجوع کردن و... استعمال شده است، و به تناسب با همین معانی، اصطلاحاً به معنی جانشین و قائم مقام به کار رفته است؛ چرا که نایب و جانشین نیز به «منوب عنه» رجوع کرده و به او نزدیک است .
واژۀ نایب و جمع آن، نواب، مانند طالب که جمع آن طلاب می باشد، دربارۀ سفرای اربعۀ عصر غیبت صغرا استعمال شده است. لازم به ذکر است که تعبیر نایب و نواب، مخصوص سفرای اربعۀ عصر غیبت صغراست؛ چرا که نایب به معنای جانشین و قائم مقام به کار می رود و این معنا در مورد نواب اربعه، که به طور مطلق به عنوان نایب حضرت مهدی عجل الله تعالى فرجه الشريف و جانشین او و تنها واسطه بین او و شیعیان بود، قابل صدق است؛ به خلاف عصر حضور ائمه(ع) که با وجود ابواب و وکلا، شیعیان نیز با امام در ارتباط بودند و از این رو، برترین وکلای ائمه(ع) نیز نایب و جانشین و قائم مقام مطلق آنان محسوب نمی شدند.
همان طورکه غیبت امام دوازدهم عجل الله تعالى فرجه الشريف به دو مرحلۀ غیبت صغرا و کبرا تقسیم می شود و دو گونه بود، نیابت نیز دارای دو مرحله و دو گونه است: نیابت خاصه در غیبت صغرا، و نیابت عامه در غیبت کبرا .
نیابت خاصه، آن است که امام، اشخاص خاصی را نایب خود قرار دهد و به اسم و با مشخصات معرفی کند، و هرکدام را خود آن حضرت و یا به وسیلۀ نایب پیش از او، به مردم بشناساند. همان‌طوری که امام حسن عسکری(ع) این کار را انجام داده و فرمود:
عمری و پسرش (عثمان بن سعید، نایب اول و محمد بن عثمان، نایب دوم) مورد اعتماد هستند. هرچه آن ها به تو برسانند از من می رسانند و آنچه به تو بگویند از جانب من می گویند.
بنابراین کسانی‌که در دورۀ غیبت صغرا، نیابت داشته اند و با اسم معرفی شده بودند، نایب خاص نامیده می شوند.
